La gestion des factures revêt une importance cruciale pour les entrepreneurs œuvrant dans le secteur du bâtiment. En effet, elle est indispensable pour assurer la pérennité de leur activité. Une gestion efficace et régulière des factures est essentielle afin de maintenir la stabilité économique de l’entreprise, garantir des revenus stables et entretenir de bonnes relations avec la clientèle. Dans cet article, nous présentons des conseils essentiels pour vous aider à gérer vos factures.
Utilisation d’un logiciel de facturation certifié
Depuis le 1er janvier 2018, la loi finances de 2016 impose aux entreprises assujetties à la TVA d’utiliser un logiciel de facturation conforme. Cette obligation ne s’applique pas aux entreprises facturant uniquement des professionnels.
Même si cette obligation ne concerne pas les auto-entrepreneurs, il est préférable d’utiliser un logiciel conforme. Ces logiciels garantissent le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
L’utilisation d’un logiciel dédié au secteur du bâtiment ou du BTP vous permettra de créer rapidement des factures professionnelles, de suivre les paiements émis et dus, et d’automatiser un grand nombre de tâches administratives. Ces logiciels de facturation vous offriront également la possibilité de réaliser des devis rapides, de générer des bons de commande et ainsi de faciliter votre gestion commerciale.
Préférence pour la facturation de situation
Pour les entreprises opérant dans le secteur du BTP, de l’artisanat ou des prestations de services, il est préférable d’utiliser la technique de la facturation de situation. Cette méthode consiste à suivre la progression des travaux et des prestations en échelonnant les règlements des travaux réalisés.
La facturation de situation permet de lisser les règlements dans le temps. Au lieu de facturer à la fin du projet, vous émettez des factures au fur et à mesure du travail effectué. Cette méthode s’appuie sur un calcul basé sur le pourcentage de travaux déjà réalisés par rapport à l’ouvrage total.
La facturation de situation répond aux mêmes obligations qu’une facture classique, mais elle doit comporter les mentions suivantes :
– Numéro de la facture de situation.
– Désignation du marché.
– Numéro de devis correspondant.
– Présence d’un acompte, avec sa facture, sa date et le montant payé.
– Taux d’avancement des travaux.
– Taux d’avancement des prestations à la précédente échéance et la somme déjà réglée.
Clarté et détails dans vos factures
Lors de l’édition d’une facture pour votre client, assurez-vous qu’elle soit claire et compréhensible. Elle doit contenir un maximum d’informations permettant au client de comprendre de manière précise et claire votre facture. Vous devez y inscrire toutes les informations essentielles, ainsi que vos coordonnées et celles du client, les délais de paiement et les conditions générales de vente.
La facture joue un rôle crucial dans l’administration de votre entreprise, car elle permet d’éviter toute confusion entre les parties et facilite grandement le suivi des règlements.
Organisation de vos factures
Il est essentiel pour la santé financière de votre entreprise de conserver une trace écrite de toutes vos factures, émises et reçues. Il est vivement recommandé d’utiliser une méthode de classement qui facilitera la recherche des paiements effectués et reçus, et qui soit facilement accessible.
Vous pouvez choisir de classer vos factures de manière numérique à l’aide d’un logiciel, en les rangeant dans les dossiers de votre ordinateur, ou bien de les conserver en version papier dans des classeurs. Il est préférable de les classer par année, et par mois, afin de pouvoir retrouver facilement et rapidement vos factures. Cela vous sera d’une aide précieuse pour votre comptabilité et vos déclarations fiscales.
Un suivi attentif des paiements
L’intérêt principal des factures est de pouvoir suivre les paiements dus. Vous devez donc effectuer un suivi régulier afin de connaître l’état d’avancement de vos règlements. L’objectif est d’avoir une vue d’ensemble des clients ayant réglé tout ou partie de leurs dettes envers vous. Cela vous permettra également de repérer les retards de paiement. Dans ce dernier cas, il est important de relancer vos clients pour qu’ils effectuent leur règlement.
Une gestion efficace des factures est essentielle pour le bon fonctionnement de votre activité et pour maintenir une situation économique stable. L’utilisation d’un logiciel de facturation vous fera gagner beaucoup de temps et facilitera votre organisation administrative grâce à des factures claires et conformes. Ce souci du détail génère la confiance chez votre clientèle et favorise la fidélisation.
