Est-il permis d’utiliser les cachets professionnels des entreprises de construction et de rénovation du BTP, des plombiers et des électriciens ? C’est une question qui revient souvent, surtout à l’ère du numérique et de la signature électronique pour formaliser les documents utilisés pour établir les contrats d’entreprise, les devis, les garanties de travaux, etc.
Le tampon fait partie intégrante du management administratif quotidien des entreprises de construction. En 2022, peut-il encore servir dans le monde de l’entreprise ? A-t-il une signification juridique ? Nous faisons le tour de la question avec vous.
Quels sont les nombreux types de tampons utilisés dans le secteur de la construction ?
Des cachets de différents types sont utilisés dans l’administration des entreprises de construction. En effet, il existe plusieurs types de tampons, comme celui indiquant la date d’arrivée du courrier et de réception de la facture, celui indiquant la date de validation et de paiement de la facture, etc.
D’autres tampons personnalisés vous permettent d’inclure des phrases telles que : Duplicata, Payé le, Numérateur, RH… Ces fournitures de bureau facilitent la gestion et la diffusion des documents en interne et en externe. Bien qu’aucune règle ne gouverne ces cachets, ceux portant le nom et l’adresse de l’entreprise doivent comporter des informations spécifiques.
Quelles sont les informations que doit contenir un tampon d’entreprise ?
Outre la raison sociale, ces cachets doivent comporter l’adresse complète et le numéro de téléphone de l’entreprise, ainsi que des informations sur sa forme juridique et son identité administrative. Que vous soyez architecte d’intérieur, électricien, artisan du bâtiment ou spécialiste des économies d’énergie et de l’isolation, les informations figurant sur le cachet doivent mentionner si l’entreprise est une SARL, une SAS, une EURL ou une autre désignation similaire.
Le cachet d’entreprise doit en outre contenir le numéro d’identification de l’entreprise, tel que le code Siren, Siret ou APE. Le cachet peut également comporter le numéro de TVA intracommunautaire de la société ainsi que le capital social total.
Enfin, toutes les informations pertinentes pour l’identification de la société doivent y figurer. N’oubliez pas que les tampons d’entreprise sont limités en termes de caractères et de longueur, ce qui rend difficile l’inclusion de toutes les informations mentionnées ci-dessus. Par conséquent, vous êtes tenu de choisir les données les plus importantes pour votre entreprise.
Quelle est la valeur juridique d’un cachet d’entreprise, et quelles sont les exigences légales ?
L’importance juridique des cachets commerciaux dans le secteur de la construction, ainsi que dans d’autres entreprises, n’est pas toujours évidente.
Malgré le fait que la majorité des entreprises l’utilisent dans leur administration, il semble que le cachet d’entreprise ne soit pas contrôlé. Ce dernier sert à identifier la société et fournit des informations qui vérifient et confirment l’entreprise. Un tampon, comme un prospectus ou une brochure publicitaire, ne nécessite aucune mesure administrative pour être demandé, mais sa conception doit respecter certaines exigences afin d’avoir un aspect officiel lorsqu’il est utilisé.
Comment un tampon d’entreprise peut-il devenir juridiquement valable ?
Le tampon d’entreprise, comme indiqué précédemment, n’a aucune importance juridique. Il peut toutefois avoir une portée juridique s’il est accompagné de la signature du propriétaire de l’entreprise. Tant que la personne qui signe dispose de l’autorité requise, la signature manuscrite certifie le document estampillé. Une procuration est essentiellement un document officiel indiquant que la direction a accordé à la personne citée le pouvoir de signer des documents au nom de l’entreprise.
Il est essentiel de noter que seule une personne autorisée peut légalement lier un document tamponné.
Quel est l’intérêt d’utiliser un tampon dans votre entreprise ?
Travailler dans le secteur de la construction ou dans une profession connexe vous oblige à établir quotidiennement des devis ou des factures. Par conséquent, copier manuellement les coordonnées de votre entreprise peut prendre un certain temps. Pour gagner du temps et rendre vos documents plus lisibles, votre entreprise peut trouver avantageux d’utiliser des tampons encreurs.
La forme juridique sur le tampon
Il est essentiel de mentionner la forme juridique de votre entreprise sur chaque devis ou facture. SAS, SARL, et ainsi de suite. De plus, votre SIRET et vos coordonnées doivent apparaître dans l’article. Pour terminer cette facture ou ce devis avec exactitude, il suffit de signer le document.
Il est fortement recommandé de vous procurer votre tampon auprès d’une entreprise de qualité afin d’assurer une meilleure lisibilité et une plus grande facilité d’utilisation. Ainsi, vous pourrez le personnaliser avec des informations de votre entreprise. L’apposition d’un tampon sur vos papiers rendra très certainement votre facture plus claire et plus professionnelle pour vos clients. Vous pouvez consulter les avis sur internet. Comme par exemple la plateforme d’avis VeritaTrust qui offre des avis vérifiés sur la blockchain et donc pas de faux avis.
